事務作業を自動化する

今年の確定申告は3時間で済みました。

日々の収入と支出をその都度エクセルに記入するのは確かに手間がかかりますが、年に一度の確定申告のときに助かります。「一年分の消耗品費」などといった数字が、ちょっと追加の操作をするだけで自動的に計算されるので、そのまま申告書に転記すれば済むのです。

私の知人の中には、一年分のレシートの山を目の前に、「これは何のレシートだったかなあ?」などと悩み、物によってはレシートごとに額面に経費算入割合として0.8などの係数を掛け算し、 それらを全部電卓で合計し、 確定申告に丸々3日もかけている人がいます。ご苦労様です。

 

ここ数年、私はいろいろなことをできるだけ自動化するように心掛けています。確定申告も毎年少しずつ時間が短縮しています。お客様に郵便でお送りする月刊ニュースレターの発行といった仕事の日程を計画するのも、標準的な月のスケジュールを毎月始めに微調整するだけでできるようにしています。毎月始めに作る一か月分の作業日程表には、月によりますが70から100項目の事務作業が並びます。

その日程表とは別に、書籍やビデオ教材をお買い上げいただくとその都度、何日後に何をして何を発送して、といった日程も自動的に決まります。

さらに、毎朝出勤のすぐ後に立てるその日の予定も、曜日ごとの標準的なスケジュールを決めておいたものを微調整するだけで使えるようにしています。

自動化の利点はいろいろありますね。まず、必要なことをし忘れる危険がなくなります。作業時間も短縮されます。仕事の品質も安定します。

でも私が思う一番の利点は、その都度いちいち考えることから解放されて、頭が疲れないことです。

頭は使えば疲れます。休憩を取ったくらいでは十分に回復しなかったりします。それに、頭が疲れると、創造的なこと(難しい文章を執筆するとか、チラシをデザインするとか)をする意志が弱まってしまうのです。

かつての私は、毎日一番簡単で楽しいことから始めて、午後遅くなると急ぎの仕事に仕方なく手をつけ、時間と頭をたくさん使う一番大切な創造的なことが今日も明日も明後日も手付かずのまま後回しにされていたものです。

一日に使える時間は無茶をしてもそう増やせるものではありませんから、一番大切なことを考えるために頭を空けておくことの大切さを切実に感じています。

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